Програма збереження архівних фондів документів тимчасового зберігання м. жашкова на 2013-2018

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Жашківськоїміської ради

від 05.03.2013 № 26-4/VI

ПРОГРАМА

збереження архівних фондів документів тимчасового зберігання

міста Жашкова на 2013 – 2018 роки

1.Загальні положення.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними і фізичними особами архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.

Програма збереження архівних фондів документів тимчасового зберігання міста Жашкова на 2013-2018 роки (далі – Програма) розроблена відповідно до Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.1993 із змінами і спрямована на збереження архівних фондів архівної установи міста Жашкова.

Документальні пам'ятки, що зберігаються в архівній установі міста Жашкова та відображають історію духовного і матеріального життя, є історичним та культурним надбанням міста і держави. Збереження цього надбання є одним із головних завдань архівної установи. Інформаційний ресурс, що міститься в архівних документах, призначений для забезпечення реалізації права суспільних інституцій та законних соціальних інтересів кожної людини.

У архівній установі зберігається близько 20 тисяч справ документів з особового складу та близько 1 тисячі справ документів тимчасового зберігання. Архівні матеріали, що знаходяться в архівах та архівних підрозділах установ, підприємств, організацій, суб'єктів діяльності всіх форм власності, формуються недосконало, а існуючі – поступово руйнуються. Під загрозою повної втрати перебувають архівні документи сільськогосподарських формувань та інших суб'єктів підприємницької діяльності, які ліквідовуються без правонаступництва. Визначається низький рівень компетентності та відповідальності за формування і збереження архівних фондів керівників установ, підприємств, організацій.

Однак документи тривалого зберігання, що знаходяться в архіві, поступово руйнуються. Частина книжок уже майже непридатна для використання. Причиною цього стану є відсутність належних умов зберігання, недостатня забезпеченість необхідним обладнанням та матеріалами. Не вирішується питання забезпечення архівних фондів: приміщення архіву необхідно оснастити сучасними, надійними системами охорони і пожежогасіння.

Частково розв'язати проблему можна шляхом переведення інформації, яка зберігається в архіві, на мікро носії-мікрофільми, магнітні диски. Це дасть змогу зберегти оригінальність текстів, зменшити можливість знищення їх під час користування та виникнення екстремальних ситуацій.

Програма розрахована на 2013-2018 роки та визначає стратегію вирішення проблем збереження архівних фондів.

Мета Програми полягає у створенні належних умов для зберігання, збільшення архівного фонду.

2.Основні завдання Програми.

Зміцнення матеріально-технічної бази для створення умов гарантованого зберігання документів архівного фонду;

Створення умов для більш ефективного впровадження в архіві сучасних інформаційних технологій;

Отримання обладнання і освоєння необхідних площ для належного збереження всього обсягу архівних матеріалів в місті;

Створення умов для безпеки фондів архіву;

Проведення конкретних заходів для повного збереження документів реформованих підприємств сільськогосподарської галузі та суб'єктів діяльності, що ліквідовуються без правонаступництва;

Підвищення особистої відповідальності керівників установ, організацій, підприємств, суб'єктів діяльності всіх форм власності за порядок формування, здійснення діловодних процесів та збереження архівних фондів.

Координація фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів для забезпечення довготривалого збереження документів та їх використання.

3. Організація виконання Програми.

 

Жашківська міська рада, як замовник робіт з виконання завдань Програми, забезпечує внесення щорічних пропозицій щодо фінансування Програми та субсидування установи для забезпечення цілей цієї Програми.

Безпосереднім виконавцем програми є архівна установа міста Жашкова для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду .

4. Очікувані результати.

 

Виконання програми дасть змогу:

- створити умови для гарантованого зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду;

- зміцнити матеріально-технічну базу архівної установи та поліпшити умови роботи її працівників;

- наблизитися до європейських стандартів рівня зберігання та користування документами архівного фонду;

- запровадити сучасні інформаційні технології, створити систему інформаційних ресурсів;

- задовольняти у необхідних обсягах потребу громадян, суспільства і держави в інформації.

 

5. Фінансове забезпечення Програми.

 

Фінансування програми здійснюється відповідно до законодавства за рахунок коштів міського бюджету, власних надходжень та інших джерел, не заборонених законодавством.

Загальний обсяг фінансування завдань цієї програми становить 884,4 тис. гривень.

 

6.Завдання щодо збереження архівних фондів на 2013-2018 роки.

 

N 
п/п

 

Найменування завдання

Термін виконання, 
роки

Орієнтовний

обсяг 
фінансувань
тис. гривень

Фінансування

міський

бюджет, власні надходження установи та інші джерела, не заборонені законодавством

 

1

2

3

4

5

Державний облік документів

1

Оснащення архіву технічними засобами для створення комп'ютерної бази даних

2013 - 2018

6,0

6,0

2

Придбання витратних матеріалів для забезпечення робіт з виготовлення страхових копій документів

2013 - 2018

10,0

10,0

Консервація і репрографія архівних фондів

3

Проведення аналізу фізичного стану та експертної оцінки архівних документів,

2013- 2018

3,0

3,0

4

Виконання ремонтно-палітурних робіт в архіві

2013 – 2018

20,0

20,0

5

Переведення інформації на мікроносії в архіві

2013 – 2018

10,0

10,0

6

Придбання витратних матеріалів для створення належних умов зберігання документів та використання їх інформації

2013 – 2018

20,0

20,0

7

Придбання та оновлення обладнання і устаткування для зберігання документів (стелажі, книжкові полиці)

2013 – 2018

48,0

48,0

8

Проведення ремонтних робіт у документосховищі (поточний ремонт стін, покрівлі)

2013 - 2018

16,0

50,0

16,0

50,0

Охорона архівних фондів

9

Створення в архіві систем захисту фондів від розкрадання (встановлення сигналізації)

2013– 2018

12,0

12,0

10

Забезпечення оснащення архіву системою пожежноохоронної сигналізації

2013 – 2018

7,0

7,0

11

Поновлення первинних засобів пожежогасіння (закупівля та заправлення вогнегасників)

2013 - 2018

1,2

1,2

12

Заміна дерев'яних дверей на металеві (вхідні, в документосховищі)

 

5,4

5,4

Кадрове забезпечення

13

Забезпечення виплати заробітної плати працівникам архіву

2013 – 2018

550,0

550,0

14

Забезпечення перепідготовки кадрів з питань збереження архівних фондів

2013 – 2018

10,0

10,0

Науково-технічне забезпечення

15

Впровадження технологій біозахисту архівних фондів ( дезінфекція, дезінсекція, фумігація)

2013 – 2018

15,4

15,4

16

Придбання для документосховища систем контролю мікроклімату, кондиціювання та обезпилення

2013 – 2018

7,4

7,4

17

Встановлення автономного опалення документосховища

2013- 2018

4,0

4,0

18

Утримання інформаційної системи з підключенням до інформаційної системи Держкомархіву

2013 - 2018

9,0

9,0

Забезпечення температурних та світлових режимів

19

Оплата комунальних послуг

2013– 2018

130,0

130,0

 

Усього:

 

884,4

884,4